Zakładanie spółki z o.o. przez Internet

W odróżnieniu od jednoosobowych działalności gospodarczych czy też spółek osobowych atrakcyjność tej formy działalności przejawia się w wyłączeniu odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki. Nie dziwi więc, że jest to wciąż najpopularniejsza forma działalności gospodarczej. W celu zminimalizowania kosztów oraz formalności ustawodawca wprowadził możliwość rejestrowania tej spółki przez Internet. Przyjrzyjmy się więc, jakich formalności wynikających m.in. z kodeksu spółek handlowych i ustawy o Krajowym Rejestrze Sadowym musi dopełnić przedsiębiorca oraz jakie koszty są związane z zakładaniem spółki przez Internet.

Powstanie sp. z o.o.
Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Może ona we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Jednak spółką z ograniczoną odpowiedzialnością staje się dopiero z chwilą wpisu do Rejestru Przedsiębiorców – Krajowego Rejestru Sądowego (KRS); wtedy też uzyskuje osobowość prawną.

Do powstania sp. z o.o. wymagane jest::

1. zawarcie umowy spółki,
2. wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,
3. powołanie zarządu,
4. ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
5. wpis do rejestru (KRS).

Zawarcie umowy spółki w systemie teleinformatycznym
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Nie jest to jednak wymóg bezwzględny. Od roku 2012 wprowadzono bowiem możliwość zawarcia umowy przez Internet w formie elektronicznej przy wykorzystaniu „wzorca umowy”. Zawarcie umowy wymaga wypełnienia formularza zawartego w systemie teleinformatycznym ministerstwa sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/) i opatrzenia umowy podpisem elektronicznym. Oznacza to, iż strony nie mogą dowolnie ukształtować postanowień umowy spółki, lecz muszą skorzystać z gotowych wzorów.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

1. firmę i siedzibę spółki;
2. przedmiot działalności spółki;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
6. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Również sporządzenie listy wspólników i złożenie oświadczenia przez członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego następuje poprzez uzupełnienie formularzy udostępnionych w systemie i złożenie podpisu elektronicznego. Sporządzenie umowy spółki przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w systemie, a następnie jego podpisanie następuje w ciągu 24 godzin.

Składanie wniosku o rejestrację
Zgłoszenie spółki do KRS dokonuje zarząd. Zgłoszenie powinno zawierać:

1. firmę, siedzibę i adres spółki;
2. przedmiot działalności spółki;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;
6. nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;
7. jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;
8. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
9. jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

W przypadku zawarcia umowy spółki za pomocą systemu teleinformatycznego, wniosek o wpis do KRS (zgłoszenie) składa się przy wykorzystaniu ww. systemu teleinformatycznego i udostępnionych w tym systemie formularzy. Do zgłoszenia spółki, której umowę zawarto poprzez system teleinformatyczny należy dołączyć sporządzone na udostępnionych tam formularzach:

1. umowę spółki opatrzoną podpisem elektronicznym;
2. listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez wszystkich członków zarządu podpisem elektronicznym;
3. opatrzone podpisem elektronicznym oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki.

Użytkownik przygotowujący wniosek o wpis do rejestru przez Internet wypełnia formularz wniosku udostępniony w tym systemie i po dołączeniu dokumentów, wytworzonych w systemie lub możliwych do dołączenia, zatwierdza wniosek przez złożenie podpisu elektronicznego. Po otrzymaniu wniosku przez sąd użytkownik, który w imieniu wnioskodawcy złożył wniosek, otrzymuje automatycznie na swoje konto elektroniczne potwierdzenie skutecznego złożenia wniosku.

Koszty
Dokonywanie rejestracji spółki przez Internet wiąże się z niższymi kosztami niż w przypadku rejestracji tradycyjnej. Za wpis do rejestru należy zapłacić 250 zł zamiast 500 zł. Dodatkowo należy uiścić opłatę stałą za publikację ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł.

Wniosek o wpis do Rejestru spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, złożony drogą elektroniczną i nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Sąd otrzymuje bowiem wniosek dopiero po uiszczeniu opłaty sądowej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Rejestracja spółki
Wniosek o wpis spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, sąd rejestrowy rozpoznaje co do zasady w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. W razie przeszkód lub konieczności wysłuchania uczestników itp. termin na rozpatrzenie wniosku może być wydłużony do jednego miesiąca. Wpis do Rejestru polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych zawartych w postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie po jego wydaniu i jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w Rejestrze.

W przypadku spółki, której umowę zawarto przy użyciu systemu teleinformatycznego na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Spółka tak rejestrowana nie musi dokonać pokrycia całego kapitału zakładowego przed zarejestrowaniem. Pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru Wówczas w tym samym terminie Zarząd spółki składa do sądu rejestrowego oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione.

NIP i REGON
Nadanie NIP podmiotom wpisanym do KRS następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z Krajowego Rejestru Sądowego. W podobny sposób następuje również nadanie numeru REGON. Spółka nie musi więc wysyłać osobnych wniosków o ich nadanie do GUS i urzędu skarbowego. Dane spółki wpisane do KRS to jej dane podstawowe, które przekazywane są z KRS do systemów CRP KEP i rejestru REGON.

Inne obowiązki związane z powstaniem spółki
Po uzyskaniu wpisu spółki w KRS należy dokonać we właściwym urzędzie skarbowym zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP–8 w zakresie danych uzupełniających. Termin na zgłoszenie wynosi:

• 21 dni od dnia dokonania wpisu w KRS,
• 7 dni od dnia dokonania wpisu w KRS, jeśli podmiot będzie płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne.

Spółka zobowiązana jest również, bez wezwania organu podatkowego, do złożenia deklaracji PCC-3 oraz obliczenia według stawki 0,5% i wpłacenia podatku od zawarcia umowy w terminie 14 dni od dnia dokonania tej czynności. Podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego, od którego odejmuje się opłaty związane z rejestracją (350 zł). Odliczeniu od podstawy opodatkowania nie podlega opłata manipulacyjna pobierana przez system eCard.

Podsumowanie
W świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest zawarcie umowy spółki w formie innej niż akt notarialny, przy wykorzystaniu wzorca umowy zamieszczonego w systemie teleinformatycznym. Zarówno zawarcie umowy spółki, jak i procedura zgłoszenia spółki do KRS odbywa się przez Internet za pomocą systemu teleinformatycznego, do którego dostęp jest możliwy poprzez stronę internetową ministerstwa sprawiedliwości. W ramach procedury wniosek rejestrowy, umowa spółki i inne niezbędne dokumenty są tworzone bezpośrednio w systemie teleinformatycznym i przesyłane sądowi. Warto podkreślić, że wspólnicy nie muszą dokonać pokrycia całego kapitału zakładowego przed zarejestrowaniem. Spółka taka co do zasady ma możliwość szybszego uzyskania wpisu do Rejestru przedsiębiorców, a więc nabycia osobowości prawnej. Ponadto procedura taka wiąże się również z niższymi kosztami niż w przypadku tradycyjnej rejestracji.




Bartłomiej Król, radca prawny, partner
Zuzanna Jęcek, prawnik

Kancelaria Prawna
Błaszak Zawiślak Król
Adwokaci i radcowie prawni
www.kancelariabzk.pl